Seleccionar página
Escríbenos para que podamos encontrar el servicio que mejor se adapta a tus necesidades:

Mantenimiento de documentos

Todas las empresas generan una cantidad enorme de documentos en el ejercicio de sus funciones. Y esto no solo supone un inconveniente espacial, sino que conlleva en la mayoría de casos un mantenimiento de documentos deficiente. Lejos de ser un tema baladí, esta situación puede generar muchos problemas a las empresas. Después de todo, cuando los documentos no se encuentran debidamente estructurados y categorizados resulta más difícil cumplir con muchas de las obligaciones legales asociadas a ellos.

Como las obligaciones de conservación. Nuestro marco legislativo impone que tanto empresas como autónomos conserven determinados documentos, como las facturas, durante plazos estipulados. Y como las obligaciones de destrucción documental contempladas por las normativas vigentes en materia de protección de datos. De hecho, no destruir adecuadamente y en el momento preciso los documentos que contienen datos personales puede dar lugar a fuertes sanciones económicas previstas por el RGPD. El mantenimiento de documentos es crucial.

Custodia de documentos

Las fianzas de cumplimiento tienen un objetivo muy concreto: garantizar que la empresa que proporciona una determinada actividad de servicio cumple con el trabajo pactado previamente. De esta manera, y en caso de que esta empresa contratada no cumpla con su parte, el contratante puede activar la fianza de cumplimiento. Dicho de otra manera: funciona como una indemnización para compensar los problemas ocasionados por el proveedor al contratante. Como norma general, la fianza de cumplimiento suele equivaler al 10% del total del contrato.

Estas pólizas de cumplimiento son un documento tradicional de los contratos públicos. Es el modo que tienen los organismos públicos de garantizar que las empresas ganadoras de una licitación cumplirán el contrato. Son emitidas por instituciones afianzadoras autorizadas y el importe, aunque suele ser del 10%, como apuntábamos, puede incluso superar esta cifra. Además, esta fianza deberá ser expedida por la empresa contratada y recibida por la empresa contratista en los días inmediatamente posteriores a la firma del contrato.

Digitalización de documentos

La digitalización de documentos en el seno de las empresas comienza a ser cada vez más frecuente. Al fin y al cabo, se trata de un proceso que resuelve muchos de los problemas que presenta la gestión de los documentos físicos. Como la ocupación de espacio. La búsqueda de entornos donde la temperatura, la humedad o la seguridad sean las pertinentes. O la jerarquización de los propios documentos. En todos esos sentidos, la digitalización de los documentos resulta mucho más eficiente. Es, de manera inevitable, el futuro de las organizaciones.

Conscientes de ello, en Licita Pyme proporcionamos también un servicio de digitalización documental íntegro. Somos conscientes de las dificultades de gestionar los cientos de documentos que genera cualquier empresa en pocos meses. También de los problemas que presenta esta ineficiente gestión documental de las empresas para las mismas. Clasificar los documentos por niveles de seguridad y proceder a su destrucción según obliga el RGPD o la LOPD son solo algunos de los procesos que, con la digitalización, resultan mucho más sencillos.

Sistema de gestión documental

Los sistemas de gestión documental, más conocidos en el mundo anglosajón como DMS (document magement system), son programas de software específicamente diseñados para almacenar, administrar y monitorizar toda la documentación de una empresa. De esta manera, los trabajadores pueden acceder a todos los documentos de los que dispone la compañía a través de un único punto centralizado: el programa digital.

Las ventajas son innumerables. Además de facilitar enormemente el acceso a los documentos, también aumenta la seguridad de los mismos, permite un control más fluido de las distintas versiones de un documento y favorece que sean compartidos entre los empleados. Obviamente, para utilizar un sistema de gestión documental primero necesitamos la digitalización de los documentos. ¿Quieres llevar tu empresa al siguiente nivel? Te ayudamos.

Llámanos

696 927 747652 474 074

Dirección

C/ Emiliano Barral, 13 B Local, 28043 Madrid

“Analizamos. Asesoramos. Actuamos. Licita Pyme le acompaña en todo momento. Somos expertos en licitaciones y concursos públicos”.

Escríbenos para que podamos encontrar el servicio que mejor se adapta a tus necesidades: